ตัวอย่างแสดงการใช้ workflow เพื่อติดตามเรื่องเอกสารที่ซับซ้อน

 

สวัสดีครับ ผมหวังว่าท่านที่ได้ติดตามบทความสองบทก่อนหน้านั้น จะเริ่มมีความเข้าใจในเทคโนโลยี Workflow บนระบบ SharePoint ที่ลึกซึ้งขึ้น ในภาพที่ได้เห็นในสภาพเสมือนจริง ซึ่งผมจะขอเน้นอีกครั้งว่า Workflow ไม่ได้หมายถึงการ flow ของเอกสารหรือ การ approve/reject เอกสาร อย่างเดียวนะครับ ท่านที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการทำงานแบบเดิม นี่คือรูปแบบใหม่ที่ไมโครซอฟ์ท ได้แนะนำ มันจะเป็น model ในการบริหารองค์กรแบบใหม่ ตามความเจริญอย่างก้าวกระโดดของเทคโนโลยีในปัจจุบัน นี่คือเครื่องมือ หรือเทคนิคที่ทำได้จริง ในการนำไปบริหารองค์กร คงไม่แปลกใจที่บริษัทชั้นนำในอเมริกาที่เรียกว่า fortune 500 companies หนึ่งในสี่ที่เปลี่ยนระบบเดิม มาใช้ SharePoint ไม่ว่าจะสนับสนุน Intranet , extranet หรือ Internet  เอาละครับกลับมาเรื่องของเราต่อดีกว่า ผมมีการทำตัวอย่างอีกอันหนึ่งที่ซับซ้อนในทางเทคนิค เพื่อแสดงถึงพลังของการใช้ workflow ในการควบคุมกระบวนการ โดยปัญหาที่เราจะลองพิจารณาด้วยกันนี้ เป็นกรณีของหน่วยงานราชการสมมุติแห่งหนึ่งจะต้องรับเรื่องจากหน่วยงานสาขาย่อยที่กระจายอยู่ทั่วประเทศ ส่งเรื่องที่ต้องการมายังหน่วยงานส่วนกลาง ซึ่งแน่นอนครับถ้าเป็นระบบสารบรรณของราชการก็ต้องมีการลงสมุดคุม และส่งเรื่องไปตามสายงานต่างๆ ทีนี้ลองนึกภาพต่อครับ ถ้าเรื่องที่รับมีปริมาณมาก เมื่อมีต้นสังกัดต้องการสอบถามความคืบหน้าว่าเรื่องที่ส่งมานั้นถึงขั้นตอนไหนแล้วคงไม่ง่ายนักที่จะตอบอย่างรวดเร็ว บ่อยครั้งโอนกันไปโอนกันมา ต้องพูดท้าวความซ้ำแล้วซ้ำอีก เป็นเรื่องที่น่าเบื่อ สำหรับผู้ที่ต้องตอบ และผู้ที่ถาม แต่ด้วยเทคนิคใหม่จากไมโครซอฟ์ท จะทำให้ท่านเปลี่ยนวิธีการทำงานแบบมีประสิทธิภาพ ก่อนที่เราจะก้าวต่อไปผมขอกล่าวเพื่อทำความเข้าใจก่อนว่า ภาพที่เห็นไม่ได้เป็นระบบที่กำลังใช้ของกรมที่ดินนะครับ เพียงแต่มีโลโก้ แสดงให้เห็นถึงการ customize branding นิดหน่อยเพื่อให้ตัวอย่างดูดีขึ้นเท่านั้น และ flow ของงานก็จะไม่ใช้ของจริง เป็นการจำลองเหตุการณ์เท่านั้นนะครับ เข้าใจตรงกันแล้วนะครับ

 

เริ่มต้นจากดู flow ของงานกันก่อนครับ

 

1 ธุรการรับเรื่องจากธุรการกองพัสดุ

2 เสนอหัวหน้าฝ่าย หน.ฝ่ายกำหนด Operator

3 ธุรการรับเรื่องจากหัวหน้าฝ่าย

4 เสนอหัวหน้างาน หน.งานลงคุมระบบ กำหนด Operator

5 ธุรการรับเรื่องจาก หน.งาน และลงระบบควบคุม แจกงานให้กับ Operator

6 Operator รับงานและปฏิบัติงาน

7 เสนอ หน.งาน ตรวจสอบ มี 2 กรณี             

     1. ไม่ผ่าน ส่งกลับ Operator
     2  .ผ่านไปข้อ 8

8 ธุรการนำเสนอ หน.ฝ่าย

9 หัวหน้าฝ่ายลงนาม

10 ธุรการนำเสนอ ผอ 10 ธุรการส่งฝ่ายจัดหา (กรณี ประมาณราคา)

11 ผอ.ลงนาม เพื่อเสนออธิบดีลงนาม

12 อธิบดีลงนาม จัดเก็บสำเนา

13 ธุรการรับเรื่องจากธุรการกองพัสดุ

14 scan แบบเก็บเป็นไฟล์ดิจิตอล

15 ธุรการเสนอหัวหน้าฝ่าย

16 หัวหน้าฝ่ายลงนาม

17 ธุรการส่ง กองแผนงาน,กองคลัง พร้อมเก็บสำเนา





******* กรณีที่มีการโอน *******

1 หน.ฝ่ายกำหนด Operator

2 Operator รับงานและปฏิบัติงาน แล้วทำตามข้อ 7-17 ต่อไป       

 

รูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงโครงสร้างในการบริหารหน่วยงาน เป็นจุดที่จะต้องมาวิเคราะห์ เพื่อออกแบบระบบจัดเก็บข้อมูลที่อยู่บน SharePoint Site โดยเราจะต้องออกแบบ custom list หรือ document library ต่าง รวมถึง site column ต่างๆที่เหมาะสมกับปัญหา ที่เราต้องการปรับปรุงแก้ไข

ด้วยปัญหาของหน่วยงานสมมุตินี้ผมได้ออกแบบ workflow โดยประกอบด้วย main workflow และ sub workflow อีก 4 sub workflow ทำงานอย่างอิสระเมื่อถูกกระตุ้น  เพื่อควบคุมงานย่อย และติดต่อกับ main workflow เมื่องานย่อยนั้นเสร็จ ดังนั้นผมจึงกล่าวว่าตัวอย่างเสมือนจริงนั้น ค่อนข้างที่จะซับซ้อน

 

 ตัววอย่างจำลองการทำงานเพื่อให้เห็นภาพการใช้งานบน SharePoint site ขอให้ดูผ่าน youtube ตาม link ด้านล่างนี้นะครับความยาว 1 ชั่วโมง



https://youtu.be/O9WaxqU98GE

ผมจะสรุป หลังจากที่ผู้อ่านได้ชม vdo แล้ว จะพบว่า เมื่อ flow หลักเริ่มทำงาน ระบบก็จะกำหนดงานต่างๆให้บุคคลที่เกี่ยวข้องในงาน ทำงานตามที่ workflow แจ้งผ่านทาง email หรือ ดูจากหน้า web page เพราะ SharePoint จะแสดงให้รู้ผ่านทาง web part ตามที่ developer ได้ customize เพื่อง่ายต่อผู้ปฏิบัติงาน

รูปที่ 2
 

รูปที่ 2 แสดงหน้าจอ เมื่อหัวหน้าฝ่าย log in เข้ามายังระบบ จะเห็นว่ามีเรื่องส่งมาถึง และระบบรอการปฏิบัติ นั่นคือการกำหนดตัวผู้ปฏิบัติว่าเป็นงานอะไรได้แก่

1. งานออกแบบ-เขียนแบบ ตรวจสอบดำเนินการ
2. งานพิจารณาตรวจสอบความเหมาะสมแบบแปลนและประเมินราคา
3. งานประมาณราคา ตรวจสอบดำเนินการ (ซึ่งยังแยกย่อยออกเป็นอีก 2 งานย่อย)
1. ถอดแบบคำนวณหาปริมาณวัสดุและแรงงานก่อสร้าง
2. คำนวณราคาตามสัญญาแบบปรับแก้ราคาได้ แบ่งงวดเงินและจัดทำ floor plan

 

จากรายละเอียดในรูปที่ 1 จะเห็นว่าเวลาที่ใช้อาจยาวถึง 3 เดือน ส่วนนี้ผมออกแบบให้เป็น sub workflow ครับ ความละเอียดในการ tracking ก็ขึ้นกับเราจะออกแบบว่าต้องการให้รู้ขั้นตอนย่อยถึงระดับไหน (ความจริงขึ้นอยู่กับลูกค้าหรือเจ้าของระบบครับว่าเขาต้องการขนากไหน)



รุปที่ 3

 

รูปที่ 3 แสดงให้เห็นว่าเมื่อ หัวหน้าฝ่าย กำหนดชนิดของงานและกำหนดตัวบุคคลที่ต้องรับเรื่องไปทำแล้ว เมื่อมีการ tracking เรื่องนี้จะพบรายละเอียด วันที่ และเวลา ที่งานต่างๆได้ทำลุล่วงแล้ว ดังนั้นข้อมูลหน้านี้สามารถ ใช้ตอบคำถามได้อย่างง่าย และรวดเร็ว ว่าเรื่องที่ส่งมานั้นดำเนินการไปถึงไหนแล้ว

รูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงเมื่อการ tracking ที่ main workflow จะพบรายละเอียด วันที่ และเวลา ที่เรื่องที่ต้องการ track ดำเนินการไปถึงขั้นตอนไหน

รูปที่ 5

 



รูปที่ 5 แสดงรายละเอียดใน sub workflow ที่ถูกเรียกให้ทำงานโดยอัตโนมัติ ผ่านการกำหนดเลือกและกำหนดใน task form ที่ หัวหน้าฝ่ายเป็นผู้พิจารณางาน ซึ่งมันจะถูกกระตุ้นให้เริ่มทำงานโดยอัตโนมัติทันที นี่คือตัวอย่างแนวคิดที่แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของระบบ workflow โดยแท้จริง จากตัวอย่างสมมุตินี้ operator หรือผู้ที่รับมอบหมายงานก็จะสามารถรับรู้ว่ามีงานที่เขาต้องทำแล้ว ในการใช้งานเราต้องสร้างส่วนเชื่อมโยงข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อให้ operator ได้เห็นเอกสารที่จำเป็นผ่านระบบคอมพิวเตอร์ในรูปแบบต่างๆได้ โดยไม่ต้องใช้เอกสารจริงหรือถ่ายสำเนา นอกจากนี้ก็ควรออกแบบเพื่อให้เอกสารที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดอยู่ในรูปแบบที่ tracking จากเรื่องนี้ได้โดยอาจใช้ site column เป็นตัวผูกเอกสารทั้งหมดเหมือนกับตัวอย่างแรกที่ผม post ครับ ลองกลับไปดูเทคนิคนี้ได้ครับ

 

สรุป กรณีศึกษานี้จะได้เห็นแนวทางหนึ่งในการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี SharePoint และ feature หนึ่งที่ทรงพลังของมันนั่นคือ workflow ผมคิดว่าคงเปลี่ยนมุมมองของท่านผู้อ่านหลายๆคนบ้างไม่มากก็น้อย โดยเฉพาะท่านที่ทำงานในระดับบริหารจัดการองค์กร หรือหน่วยงานต่างๆทั้งภาคเอกชนและภาครัฐบาล จะเห็นประโยชน์ในการนำระบบ workflow และ SharePoint มาเป็นส่วนหนึ่งในองค์กรของท่าน

 

ศยามพล เชื้อแพทย์  MCTS (MOSS 2007)

tomcat_nz@hotmail.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตัวอย่างแสดงการใช้ระบบ workflow ควบคุมการเบิกจ่ายตะกั่วเหลว ในโรงงานอีเลกทรอนิกส์

สวัสดีครับ คราวนี้เป็นบทความที่สองที่ผมจะลองยกตัวอย่างประยุกต์ จากปัญหาหนึ่งในโรงงานอิเล็กทรอนิกส์ เรื่องมีอยู่ว่าหน่วยงานวิศวกรรมแผนกหนึ่งมีหน้าที่ควบคุมตะกั่วเหลว ที่เป็น raw material ในกระบวนการผลิตและประกอบแผงวงจรไฟฟ้าอีเล็กทรอนิกส์ ปัญหามีอยู่ว่ากระปุกตะกั่วเหลวจะต้องเก็บไว้ในตู้เย็นเพื่อควบคุมอุณหภูมิ ก่อนนำไปใช้งานจะต้องมี operator หยิบออกมาแล้วนำมาวางข้างนอกตั้งทิ้งไว้เป็นเวลา 6 ชั่วโมงจึงจะสามารถเบิกไปทำขั้นตอนต่อไป ปัญหาก็คือเมื่อมี auditor จาก QA มาตรวจสอบ process แล้วถามหาหลักฐานว่า “มีอะไรยืนยันได้ว่าตะกั่วเหลวกระปุกนี้ นำออกมาวางเป็นเวลาครบ 6 ชั่วโมงแล้ว?”

ทำไมถึงให้ความสำคัญ คำตอบเพราะถ้าตะกั่วเหลวไม่ผ่านกระบวนการที่ถูกต้องตาม process แล้ว เมื่อถูกจ่ายเข้าไปใน line ผลิต จะต้องเสียเวลา และแรงงานในการ rework เป็นการสูญเสียเงินที่บริษัทต้องใช้เพิ่มโดยไม่จำเป็น และถ้าหลุดไปถึงลูกค้าก็จะทำให้เกิดความเสียหาย และเสียภาพลักษณ์ขององค์กร จึงถือว่ามีความสำคัญมาก

วิธีแก้ปัญหานี้ก็มีหลากหลาย ตามมุมมองของแต่ละคนครับ เช่นในมุมมองของวิศวกร ก็คิดว่าน่าจะหาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์มาจับเวลาและมีโปรแกรมบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล นี่ก็เป็นแนวคิดที่แก้ปัญหาได้เหมือนกัน ถ้าเป็นท่านผู้อ่านจะคิดอย่างไรครับ สำหรับผมก็จะประยุกต์เรื่อง workflow มาช่วยควบคุมกระบวนการ และมีหลักฐานยืนยันที่แน่นอนชัดเจนให้กับ auditor ได้  ชักน่าสนใจขึ้นแล้วใช่ไหมครับ

เอาละครับเรามาดูกันเลยดีกว่าครับ ก่อนอื่นขอให้ทราบก่อนว่า นี่เป็นอีกตัวอย่างที่จะทำให้เห็นชัดๆว่าระบบ workflow ไม่ใช่เป็นเรื่องของการ flow ของเอกสารและการ approve เอกสาร เหมือนที่หลายๆคนเข้าใจผิดมาโดยตลอด และอีกเรื่องคือจะไม่ได้แสดงแต่ละขั้นตอนเหมือนบทความแรก แต่จะแสดงให้เห็นถึงจุดที่ workflow จะมาใช้เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันตอบคำถาม auditor ได้ครับ เรามาเริ่มต้นกันด้วยการศึกษา flow การทำงานกันก่อน

รูปที่ 1

 

ต่อมาเรามาวิเคราะห์ปัญหา และออกแบบระบบเพื่อแก้ปัญหา พร้อมทั้งชี้แจงให้เห็นประโยชน์ในระบบ

รูปที่ 2

รูปที่ 2 แสดงให้เห็นถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากระบบ

รูปที่ 3

รูปที่ 3 เป็นบุคคลสมมุติ ที่ใช้ในการ demo เพื่อแสดงให้เห็นแบบเสมือนจริง ว่ามีบุคคลต่างๆ ในกระบวนการทำงานนี้

รูปที่ 4

รูปที่ 4 และ รูปที่ 5  แสดงสถาณการณ์สมมุติ ที่จะใช้ในการ demo

 

 

รูปที่ 5

รูปที่ 5 ยังแสดงให้เห็นถึงผลพลอยได้ ที่ได้จากระบบ

รูปที่ 6

รูปที่ 6 แสดงให้เห็นถึงการ tracking ตะกั่วเหลว กระปุกหนึ่ง

รูปที่ 7

รูปที่ 7 เมื่อระบบ workflow ถูกสั่งให้ทำการควบคุมการทำงานของกรปุกตะกั่วเหลว หลังจากนำออกมาวางจากตู้เย็นแล้วเป็น เวลาครบ 6 ชั่วโมง ระบบจะ alert โดยแจ้งข่าวสารทาง email โดยอัตโนมัติ และการกำหนดงานให้บุคคลใน process ต่อไปรับทราบ ซึงสามารถมองเห็นได้ผ่าน UI

รูปที่ 8

รูปที่ 8 แสดงการให้เห็นว่าระบบ workflow จะแจ้งให้บุคคลที่เกี่ยวข้องในกระบวนการถัดไปทราบโดยอัตโนมัติ เมื่อเวลาครบ 6 ชั่วโมง

 

รูปที่ 9

รูปที่ 9 แสดงข้อความข่าวสารใน email ยังบอกรายละเอียดที่ถูกต้องและจำเป็น เช่นในกรณีนี้ระบบแจ้งให้ทราบว่ากระปุกตะกั่วเหลว หมายเลข 73 ครบ 6 ชั่วโมงแล้ว ดังนั้นผู้ปฏิบัติงานจะต้องไปหยิบกระปุกตะกั่วเหลวหมายเลข 73มารอขั้นตอนการการปั่น

 

 

รูปที่ 10

รูปที่ 10 แสดงให้เห็นถึง process ที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว พร้อมที่จะให้เบิกไปใช้ใน line ผลิต พิจารณาแล้วจะเห็นว่าระบบสามารถ tracking ได้ทุกขั้นตอน ทำให้สามารถตอบคำถาม auditor ได้ว่า ในแต่ละขั้นตอนได้ทำงานแล้วเสร็จเมื่อวันที่เท่าไร และเวลาอะไร

 

หมายเหตุ: สิ่งที่ผู้เขียนไม่ได้นำมาแสดงคือ หน้า Web Page ที่สามารถแสดงกระปุกตะกั่ว ที่อยู่ในขั้นตอนต่างๆของกระบวนการ ตามที่ได้ออกแบบเอาไว้ โดยใช้เพียงเรื่องการใช้ view และการ grouping ที่เป็น feature ที่มีอยู่แล้วบนระบบ SharePoint ทำให้ทราบรายละเอียดใน work in process ว่ามีจำนวนเท่าไร และเป็นกระปุกตะกั่วหมายเลขอะไรได้ แบบ real-time

 

สรุป  นี่ก็เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งนะครับที่จะทำให้ผู้อ่าน เกิดมุมมองเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้ระบบ workflow เพื่อควบคุมกระบวนการทำงานให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งในอนาคตจะมีการนำเอาเทคนิคนี้ใช้งานกันมากขึ้นและแพร่หลายขึ้น เหมือนในต่างประเทศ

โปรดติดตามบทความต่อไป จะเป็นการประยุกต์ใช้ระบบ workflow ที่ซับซ้อนมากขึ้น และจะมี live demo

ความยาว 66 นาทีให้เห็นขั้นตอนและหน้าจอต่างๆที่ใช้งาน อย่าลืมติดตามนะครับ



 

ศยามพล เชื้อแพทย์  MCTS (MOSS 2007)

tomcat_nz@hotmail.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SharePoint Workflow และ InfoPath

การประยุกต์ใช้ SharePoint Workflow ร่วมกับ InfoPath

เมื่อพูดถึง SharePoint เชื่อว่าหลายๆคนอาจยังไม่รู้ว่าคืออะไร? หรือจะนำมันมาใช้งานรูปแบบใด? บางคนมีความเข้าใจที่ไม่ค่อยจะถูกต้องมากนัก ด้วยเหตุที่อาจมองดูแต่เพียงชื่อของมัน เท่าที่ผมลองสังเกตุเห็นบนกระทู้ต่างๆ ที่มีการถามและตอบ ส่วนใหญ่เข้าใจกันว่า SharePoint จะใช้งานในลักษณะที่เป็นการแชร์ไฟล์กันในองค์กร ซึ่งมันก็ถูกระดับหนึ่งครับ การใช้ระบบ SharePoint ในองค์กร มีความจำเป็นอย่างไรผมจะยกตัวอย่างให้ผู้อ่านได้ลองพิจารณาในตอนท้ายของบทความ ก่อนอื่นผมอยากโน้มน้าวและกระตุ้นความอยากรู้ของผู้อ่านว่าทำไม Microsoft จึงอ้างว่า Product นี้เป็นเรือธง และทำเงินมหาศาลสูงสุดในบรรดา Product ต่างๆของ Microsoft ในรอบปีผ่านๆมา ที่นี้ผมก็จะค่อยๆนำท่านผู้อ่านค่อยๆก้าวสู่โลกของ SharePoint ครับ หลายๆคนคงได้ยินคำว่า Fortune 500 Companies ซึ่งเป็นบริษัทชั้นนำ 500 อันดับแรกในอเมริกา ใช้  SharePoint ในองค์กรไม่ว่าจะเป็นการสนับสนุนด้าน Internet, Intranet และ Extranet ข้อมูลอ้างอิงจาก http://www.topsharepoint.com/fortune-500-companies-using-sharepoint จะเห็นว่าทำไมบริษัทยักษ์ใหญ่เหล่านั้นจึง ลงทุนที่จะใช้ SharePoint เป็นแพลตฟอร์มหลัก ในจัดการหลายๆ เรื่องในการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร เนื่องจากมีผู้เขียน blog ทั้งไทยและเทศ อธิบายว่า SharePoint คืออะไร ลองศึกษาเพิ่มเติมจาก http://mrsurawat.blogspot.com/2014/01/sharepoint-2013.html สำหรับผมจะขอพูดคุยกันในแบบสบายและมุมมองส่วนตัว และไม่ได้อิงเวอร์ชั่นใด เวอร์ชั่นหนึ่ง ของ SharePoint นะครับ ผมขอเปรียบเทียบ SharePoint เหมือนการศึกษาวิชาแพทย์ ในวิชาแพทย์เองก็ยังมีการแบ่งแยกแขนงเป็นแพทย์เฉพาะทาง จึงเหมือน SharePoint เลยครับ SharePoint เองสามารถแตกแขนงเป็นการใช้งานหลักๆ 6 ส่วน ประกอบด้วย ซึ่งชื่ออาจจะเรียกแตกตามกันในแต่ละเวอร์ชั่น แต่องค์ประกอบหลักก็จะเหมือนกันดังต่อไปนี้ ชื่อเรียกนี้เป็นชื่อที่อิงจากเวอร์ชั่น 2007 นะครับ

·        Portals

·        Collaboration

·        Enterprise content management

·        Enterprise search

·        Business process and forms

·        Business intelligence

ลองดูชื่อแต่ละหมวดหมู่ดูซิครับ พอจะมองเห็นอะไรบ้างหรือยังครับ ชื่อเหล่านี้สื่อถึงความสามารถหรือฟังก์ชั่นการทำงานที่มันสามารถตอบสนององค์กรได้ นั่นหมายถึง Product นี้ตัวเดียวจะครอบคลุมการใช้งานทั้งหมดและสามารถบริหารจัดการด้วยแพลตฟอร์มตัวเดียวเท่านั้น ในการใช้งานจริงๆ องค์กรหนึ่งๆคงไม่ได้ใช้งานครบทุกฟังก์ชั่นครับ แล้วแต่เหตุผลและความต้องการ ทีนี่จะเห็นว่าใครที่บอกว่ามันแค่แชร์ไฟล์ในองค์กรจะเห็นว่ามันเป็นเพียงกลไกเล็กๆของ Enterprise Content Management ซึ่งยังแบ่งย่อยเป็น Document Management, Records Management และ Content Management ครับ นั้นแสดงว่ามันต้องมีอะไรที่ดีและมากกว่าการแชร์ไฟล์ธรรมดาแน่ๆครับ

               เอาละครับผมขอแนะนำคร่าวๆเพียงเท่านี้ก่อนครับ เพราะแต่ละเรื่องมีรายละเอียดของมันที่นั่งคุยกันได้เป็นวันครับ มาดูใน 6 ฟังก์ชั่นข้างบน สิ่งที่ผมสนใจเป็นพิเศษคือ Business process and forms ครับ หลายๆท่านพูดถึงเรื่อง e-Form ต้องการปรับปรุงหน่วยงานให้ใช้ e-Form บางหน่วยงานมองไปถึงการใช้ระบบ Workflow ซึ่งในความเห็นผมนี่คือพลังที่แท้จริงของ SharePoint เลยก็ว่าได้ แล้วผมจะยกตัวอย่างให้เห็นภายหลังครับ ลองนึกภาพตามผมนะครับ ในการดำเนินธุรกิจจะต้องมีองค์ประกอบ 3 อย่าง เสมอนั่นคือ

·        บุคคลที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ (People)

·        ขั้นตอนหรือกระบวนการดำเนินการ (Business process)

·        เอกสารที่ต้องใช้หรือเกี่ยวข้องในกระบวนการ (Documentation)

ผู้อ่านบางท่านอาจบอกว่าองค์กรของตนเองมีระบบ ERP มาใช้งานแล้วก็น่าจะเพียงพอต่อการทำธุรกิจ ผมเลยขออธิบายและไขข้อข้องใจหลายๆคนในโอกาสนี้เลยครับ ระบบ SharePoint จะเป็นระบบที่สามารถทำงานล้อมรอบ ระบบ ERP นั่นคือมันเล่นกันคนละบทบาทครับ แต่มันจะทำงานร่วมกันหรือประสานกันได้อย่างน่าทึ่งครับ ERP ทั่วไปตอบสนองได้แค่หนึ่งมิติคือ ขั้นตอนกระบวนการดำเนินงานเท่านั้น เช่นเราจะต้องเปิด PR อย่างไร ทำเป็น PO อย่างไร Receipt อย่างไรระบบ ERP แต่ถ้าเป็น SharePoint มันจะสามารถตอบสนองได้ครบ 3 มิติ สิ่งที่ทำให้มันเป็นไปได้คือ เทคโนโลยี Workflow ของ SharePoint นั่นเองครับ ถ้ากล่าวแค่นี้เชื่อว่าหลายคนยังมองภาพไม่ออก ผมจะขอยกตัวอย่างเสมือนจริงให้ท่านผู้อ่านพิจารณาลองจินตนาการเปรียบเทียบระบบที่ทำโดยไม่ได้ใช้ระบบ Workflow ของ SharePoint เพื่อควบคุมกระบวนการ

Problem: สมมุติหน่วยงานทางการแพทย์และสาธารณสุขแห่งหนึ่งมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

 

 

ทีนี้เรามาดูหน้าเอกสารคือ แบบฟอร์ม Pharmacy เป็นเอกสารที่ต้องกรอก เพื่อทำหน้าที่เป็นคำร้องขอ หน้าตาเป็นแบบนี้ครับ

 

และนี่ก็เป็นการใส่ข้อมูลในรายงานเอกสาร DRP ซึ่งเดิมจะเป็นไฟล์ excel ที่ต้องเปิดเพื่อบันทึกและพิมพ์ออกมา

เอาล่ะครับตอนนี้ลองมาพิจารณาวิเคราะห์ปัญหา flow การทำงานนี้กันเมื่อพิจารณาดูจะพบว่าปัญหาคือ

·        ปัญหาแรกเอกสารที่อยู่ในรูปแบบฟอร์บนกระดาษ และการกรอกฟอร์มผ่านโปรแกรม excel แล้วต้องพิมพ์ออกมาและต้องจัดเก็บเพื่ออ้างถึงภายหลัง

·        ปัญหาที่สองคือเวลาที่สูญเสียไปในการค้นหาเอกสารที่สัมพันธ์กัน

Solution:

แนวทางการแก้ปัญหานี้ก็มีหลากหลายวิธีแล้วแต่จะคิดและเลือก สำหรับกรณีนี้เพื่อให้มองเห็นภาพการใช้งานในแบบเสมือนจริง โดยใช้ระบบ Workflow บน SharePoint ผมจะขอข้ามรายละเอียดของ SharePoint เช่นการออกแบบ Custom List หรือการพัฒนา Workflow นะครับ สำหรับปัญหานี้ผมใช้ SharePoint Designer ในการพัฒนา Workflow ขึ้นมา เมื่อเราเตรียมสภาพแวดล้อมบน SharePoint จนพร้อมแล้ว เราจะมามองดูภาพการทำงานกันนะครับ

 

 

รูปที่ 1. แสดงถึงโครงสร้าง

ใน Documents library ได้สร้าง library 2 ตัวคือ Pharmacy ซึ่งจะเก็บเอกสาร Pharmacy form ที่ผู้ใช้กรอกข้อมูลเพื่อติดต่อ และ DRP เพื่อเก็บเอกสารงายงาน เนื่องจากไม่ได้ implement ระบบ Search เพื่อประหยัดงบ จึงแก้ปัญหาโดยการออกแบบโครงสร้างใน library ใช้ link เพื่อเปิดดูข้อมูลแบบ online ในกรณีมีปัญหาหรือต้องการค้นหา นอกจากนี้ยังสร้าง Person List เพื่อกำหนดรายชื่อเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน

 

 

รูปที่ 2 แสดงหน้าจอที่จะเริ่มกรอกข้อมูล ในกรณีนี้ผมออกแบบโดยใช้ InfoPath และ publish ขึ้น SharePoint ในรูปแบบ Content type ซึ่งเป็นสิ่งใหม่เริ่มใช้ตั้งแต่เวอร์ชั่น 2007 เป็นต้นมา เมื่อผู้ร้องขอเข้ามาที่ site ของ หน่วยงานนี้ เพียงคลิก Pharmacy Form

 

 

รูปที่ 3 แบบฟอร์ม Pharmacy ที่เดิมเป็นกระดาษถูกออกแบบเป็น e-Form ด้วย InfoPath และใช้ความสามารถของ InfoPath Form Services ที่มีเฉพาะใน Enterprise edition ซึ่งทำให้เปิดฟอร์มนี้ได้ด้วย browser ดังนั้นเครื่อง Client ของ user จึงไม่จำเป็นต้องลงโปรแกรม InfoPath ครับ

 

รูปที่ 4 แสดงส่วนที่เหลือชองเอกสารต่อจากรูปที่ 3 เมื่อกด scroll down ลงมา

 

รูปที่ 5 แสดงตัวอย่างเมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้วกดปุม submit ขึ้น SharePoint

 

รูปที่ 6 แสดงผลลัพธ์หลังจากกดปุ่ม submit จะปรากฏเอกสารใหม่หนึ่งใบ

 

รูปที่ 7 เป็นขั้นตอนที่จะเริ่มสั่งให้ระบบ Workflow เข้ามาควบคุมกระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติ โดยเลือก dropdown list

แล้วคลิกที่ Workflow

 

รูปที่ 8 เมื่อ Workflow เริ่มควบคุมการทำงาน จะสังเกตเห็น site column ที่ชื่อ Send Pharmacy Form WF มีข้อความ status ว่า In Progress

 

รูปที่ 9 เมื่อลองคลิกที่ In Progress จะเป็นการ tracking เอกสารใบนี้ว่า เรื่องนี้ไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว ในขั้นตอนการทำงานนี้ จากตัวอย่างนี้บอกว่า เมื่อวันที่ 1/12/2012 เวลา 8:05 PM เรื่องได้ถูกส่งเข้าระบบเพื่อดำเนินการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ Helpcenter  จะเป็นผู้รับผิดชอบโดยการเลือกเจ้าหน้าที่ที่จะต้องรับผิดชอบ แต่ขณะนี้ยังไม่ได้กำหนด ข้อมูลนี้นอกจากจะเห็นผ่าน web page นี้แล้ว ทาง Helpcenter จะได้รับแจ้งเรื่องทางอีเมล์โดยอัตโนมัติด้วย

 

รูปที่ 10 Helpcenter  จะได้รับแจ้งเรื่องทาวอีเมล์ โดยอัตโนมัติด้วย

รูปที่ 11 เป็นการแจ้งการ assign งานให้ทราบ ซึ่งขึ้นอยู่กับการออกแบบนะครับ สำหรับประเด็นสำคัญที่ต้องการแสดงคือ Workflow สามารถแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติครับ

 

รูปที่ 12 แสดงข้อความในอีเมล์

 

รูปที่ 13 เมื่อ Helpcenter ได้รับเรื่อง เขาจะมีหน้าที่ปฏิบัติหน้าที่ โดยกำหนดบุคคล (person1) แล้วกดปุ่ม Complete Task เพื่อแจ้งให้ระบบ Workflow รับรู้ว่าเขา/เธอ ได้ทำงานตามที่ได้รับการกำหนดโดยระบบ Workflow เสร็จแล้ว

 

รูปที่ 14 แสดงการเลือก บุคคลที่ต้องรับผิดชอบในขั้นแรก

 

รูปที่  15 แสดง Person1 ถูกเลือก

 

รูปที่ 16 เมื่อ Person1 ถูกเลือกให้ทำงานระบบ Workflow ก็จะส่งอีเมล์ให้ทราบเช่นกัน ซึ่งเป็นกลไก alert ใน SharePoint

 

รูปที่ 17 เมื่อ Person1 ได้รับการกำหนดงานจากระบบ Workflow ๆ จะบอกถึง procedure หรือ work instruction ในการทำงานให้ทราบเพื่อให้มั่นใจว่าผู้ปฏิบัติงานเข้าใจขั้นตอนการทำงานต่างๆดีแล้ว และจะปฏิบัติตาม

 

รูปที่ 18 เป็นการแสดงให้เห็นประโยชน์จากการติดตามเรื่อง (Tracking) ว่าตอนนี้ดำเนินการไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว จากรูปจะพบว่า Helpcenter ได้กำหนดงานให้ Person1 แล้ว เมื่อวันที่ 1/12/2012 เวลา 8:27 PM และ Person1 กำลังปฏิบัติงานอยู่ ยังไม่แล้วเสร็จ

 

รูปที่ 19 เมื่อ Person1 ปฏิบัติงาน โดยพิจารณาแล้วพบว่าสามารถทำเสร็จในขั้นนี้ได้ม่ต้องส่งต่อให้ Person2

 

รูปที่ 20 Person1 จะมาลงรายงานใน DRP โดยเข้ามาที่ DRP library แล้วกดปุ่ม DRP ตามรูป

 

รูปที่ 21 เป็นรายละเอียดที่ต้องกรอกในรายงาน ซึ่งเดิมทำใน excel ตอนนี้มาทำแบบ e-Form

 

รูปที่ 22 ส่วนอื่นๆของท้ายเอกสารที่ต้องลงในรายงาน เมื่อกด scroll down ลงมา

  

รูปที่ 23 เมื่อ Person1 กรอกข้อมูลรายงานใน e-Form DRP แล้ว submit ขึ้น SharePoint แล้วจะได้ชื่อไฟล์ที่เป็น xml ต่อไปก็จะมาแจ้งให้ระบบ Workflow ทราบว่าได้ทำงานทุกขั้นตอนเสร็จแล้ว โดนใส่ข้อมูลตามภาพ และเลือกไฟล์รายงาน ใน dropdown list เสร็จแล้วกดปุ่ม Complete Task อันเป็นการเสร็จขั้นตอน 

รูปที่ 24 เมื่อกลับมาดูที่หน้า site นี้จะเห็นว่า งานเสร็จแล้ว โดยสังเกตุจาก status ที่ site column เป็น Completed และสามารถรู้ว่า คำร้องนี้ลงรายงานอะไร โดยการคลิก link ที่ site column ชื่อ DRP และบุคคลที่เกี่ยวข้องคือใคร จึงทำให้สามารถสร้าง view เพื่อ filter ดูหรือหาข้อมูลได้โดยง่าย

               จากตัวอย่างการใช้ workflow ควบคุมการทำงาน ร่วมกับ InfoPath form ในรูปแบบ e-Form จะทำให้ระบบงานที่ทำมีประสิทธิภาพ ลดการใช้กระดาษ จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า workflow ไม่ได้มีไว้เพื่อ flow เอกสารไปเพื่อการอนุมัติ เหมือนอย่างที่ หลายๆคนเข้าใจผิด มันคือ workflow ของการทำงานจริงๆทุกขั้นตอน ที่นักพัฒนาจะต้องออกแบบและพัฒนา เพื่อแก้ปัญหาหรือพูดง่ายๆก็เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้สามารถติดตามได้ว่า ตอนนี้ขั้นตอนของเรื่องอยู่ที่ใคร และใครทำอะไรไปบ้าง เมื่อวันและเวลาอะไร พูดอีกอย่างก็คือสามารถ Tracking ได้นั่นเอง

               ผมขอจบบทความแรกแต่เพียงเท่านี้ บทความต่อไปจะแสดงให้เห็นการใช้ workflow ควบคุมกระบวนเพื่อแก้ปัญหาหนึ่งในโรงงานอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะทำให้ผู้อ่านมองเห็นและเข้าใจในแง่มุมต่างๆของเทคโนโลยี workflow และ SharePoint อย่าลืมติดตามกันนะครับ

ศยามพล เชื้อแพทย์ MCTS (MOSS 2007)

tomcat_nz@hotmail.com