ตัวอย่างแสดงการใช้ workflow เพื่อติดตามเรื่องเอกสารที่ซับซ้อน

 

สวัสดีครับ ผมหวังว่าท่านที่ได้ติดตามบทความสองบทก่อนหน้านั้น จะเริ่มมีความเข้าใจในเทคโนโลยี Workflow บนระบบ SharePoint ที่ลึกซึ้งขึ้น ในภาพที่ได้เห็นในสภาพเสมือนจริง ซึ่งผมจะขอเน้นอีกครั้งว่า Workflow ไม่ได้หมายถึงการ flow ของเอกสารหรือ การ approve/reject เอกสาร อย่างเดียวนะครับ ท่านที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการทำงานแบบเดิม นี่คือรูปแบบใหม่ที่ไมโครซอฟ์ท ได้แนะนำ มันจะเป็น model ในการบริหารองค์กรแบบใหม่ ตามความเจริญอย่างก้าวกระโดดของเทคโนโลยีในปัจจุบัน นี่คือเครื่องมือ หรือเทคนิคที่ทำได้จริง ในการนำไปบริหารองค์กร คงไม่แปลกใจที่บริษัทชั้นนำในอเมริกาที่เรียกว่า fortune 500 companies หนึ่งในสี่ที่เปลี่ยนระบบเดิม มาใช้ SharePoint ไม่ว่าจะสนับสนุน Intranet , extranet หรือ Internet  เอาละครับกลับมาเรื่องของเราต่อดีกว่า ผมมีการทำตัวอย่างอีกอันหนึ่งที่ซับซ้อนในทางเทคนิค เพื่อแสดงถึงพลังของการใช้ workflow ในการควบคุมกระบวนการ โดยปัญหาที่เราจะลองพิจารณาด้วยกันนี้ เป็นกรณีของหน่วยงานราชการสมมุติแห่งหนึ่งจะต้องรับเรื่องจากหน่วยงานสาขาย่อยที่กระจายอยู่ทั่วประเทศ ส่งเรื่องที่ต้องการมายังหน่วยงานส่วนกลาง ซึ่งแน่นอนครับถ้าเป็นระบบสารบรรณของราชการก็ต้องมีการลงสมุดคุม และส่งเรื่องไปตามสายงานต่างๆ ทีนี้ลองนึกภาพต่อครับ ถ้าเรื่องที่รับมีปริมาณมาก เมื่อมีต้นสังกัดต้องการสอบถามความคืบหน้าว่าเรื่องที่ส่งมานั้นถึงขั้นตอนไหนแล้วคงไม่ง่ายนักที่จะตอบอย่างรวดเร็ว บ่อยครั้งโอนกันไปโอนกันมา ต้องพูดท้าวความซ้ำแล้วซ้ำอีก เป็นเรื่องที่น่าเบื่อ สำหรับผู้ที่ต้องตอบ และผู้ที่ถาม แต่ด้วยเทคนิคใหม่จากไมโครซอฟ์ท จะทำให้ท่านเปลี่ยนวิธีการทำงานแบบมีประสิทธิภาพ ก่อนที่เราจะก้าวต่อไปผมขอกล่าวเพื่อทำความเข้าใจก่อนว่า ภาพที่เห็นไม่ได้เป็นระบบที่กำลังใช้ของกรมที่ดินนะครับ เพียงแต่มีโลโก้ แสดงให้เห็นถึงการ customize branding นิดหน่อยเพื่อให้ตัวอย่างดูดีขึ้นเท่านั้น และ flow ของงานก็จะไม่ใช้ของจริง เป็นการจำลองเหตุการณ์เท่านั้นนะครับ เข้าใจตรงกันแล้วนะครับ

 

เริ่มต้นจากดู flow ของงานกันก่อนครับ

 

1 ธุรการรับเรื่องจากธุรการกองพัสดุ

2 เสนอหัวหน้าฝ่าย หน.ฝ่ายกำหนด Operator

3 ธุรการรับเรื่องจากหัวหน้าฝ่าย

4 เสนอหัวหน้างาน หน.งานลงคุมระบบ กำหนด Operator

5 ธุรการรับเรื่องจาก หน.งาน และลงระบบควบคุม แจกงานให้กับ Operator

6 Operator รับงานและปฏิบัติงาน

7 เสนอ หน.งาน ตรวจสอบ มี 2 กรณี             

     1. ไม่ผ่าน ส่งกลับ Operator
     2  .ผ่านไปข้อ 8

8 ธุรการนำเสนอ หน.ฝ่าย

9 หัวหน้าฝ่ายลงนาม

10 ธุรการนำเสนอ ผอ 10 ธุรการส่งฝ่ายจัดหา (กรณี ประมาณราคา)

11 ผอ.ลงนาม เพื่อเสนออธิบดีลงนาม

12 อธิบดีลงนาม จัดเก็บสำเนา

13 ธุรการรับเรื่องจากธุรการกองพัสดุ

14 scan แบบเก็บเป็นไฟล์ดิจิตอล

15 ธุรการเสนอหัวหน้าฝ่าย

16 หัวหน้าฝ่ายลงนาม

17 ธุรการส่ง กองแผนงาน,กองคลัง พร้อมเก็บสำเนา





******* กรณีที่มีการโอน *******

1 หน.ฝ่ายกำหนด Operator

2 Operator รับงานและปฏิบัติงาน แล้วทำตามข้อ 7-17 ต่อไป       

 

รูปที่ 1

รูปที่ 1 แสดงโครงสร้างในการบริหารหน่วยงาน เป็นจุดที่จะต้องมาวิเคราะห์ เพื่อออกแบบระบบจัดเก็บข้อมูลที่อยู่บน SharePoint Site โดยเราจะต้องออกแบบ custom list หรือ document library ต่าง รวมถึง site column ต่างๆที่เหมาะสมกับปัญหา ที่เราต้องการปรับปรุงแก้ไข

ด้วยปัญหาของหน่วยงานสมมุตินี้ผมได้ออกแบบ workflow โดยประกอบด้วย main workflow และ sub workflow อีก 4 sub workflow ทำงานอย่างอิสระเมื่อถูกกระตุ้น  เพื่อควบคุมงานย่อย และติดต่อกับ main workflow เมื่องานย่อยนั้นเสร็จ ดังนั้นผมจึงกล่าวว่าตัวอย่างเสมือนจริงนั้น ค่อนข้างที่จะซับซ้อน

 

 ตัววอย่างจำลองการทำงานเพื่อให้เห็นภาพการใช้งานบน SharePoint site ขอให้ดูผ่าน youtube ตาม link ด้านล่างนี้นะครับความยาว 1 ชั่วโมง



https://youtu.be/O9WaxqU98GE

ผมจะสรุป หลังจากที่ผู้อ่านได้ชม vdo แล้ว จะพบว่า เมื่อ flow หลักเริ่มทำงาน ระบบก็จะกำหนดงานต่างๆให้บุคคลที่เกี่ยวข้องในงาน ทำงานตามที่ workflow แจ้งผ่านทาง email หรือ ดูจากหน้า web page เพราะ SharePoint จะแสดงให้รู้ผ่านทาง web part ตามที่ developer ได้ customize เพื่อง่ายต่อผู้ปฏิบัติงาน

รูปที่ 2
 

รูปที่ 2 แสดงหน้าจอ เมื่อหัวหน้าฝ่าย log in เข้ามายังระบบ จะเห็นว่ามีเรื่องส่งมาถึง และระบบรอการปฏิบัติ นั่นคือการกำหนดตัวผู้ปฏิบัติว่าเป็นงานอะไรได้แก่

1. งานออกแบบ-เขียนแบบ ตรวจสอบดำเนินการ
2. งานพิจารณาตรวจสอบความเหมาะสมแบบแปลนและประเมินราคา
3. งานประมาณราคา ตรวจสอบดำเนินการ (ซึ่งยังแยกย่อยออกเป็นอีก 2 งานย่อย)
1. ถอดแบบคำนวณหาปริมาณวัสดุและแรงงานก่อสร้าง
2. คำนวณราคาตามสัญญาแบบปรับแก้ราคาได้ แบ่งงวดเงินและจัดทำ floor plan

 

จากรายละเอียดในรูปที่ 1 จะเห็นว่าเวลาที่ใช้อาจยาวถึง 3 เดือน ส่วนนี้ผมออกแบบให้เป็น sub workflow ครับ ความละเอียดในการ tracking ก็ขึ้นกับเราจะออกแบบว่าต้องการให้รู้ขั้นตอนย่อยถึงระดับไหน (ความจริงขึ้นอยู่กับลูกค้าหรือเจ้าของระบบครับว่าเขาต้องการขนากไหน)



รุปที่ 3

 

รูปที่ 3 แสดงให้เห็นว่าเมื่อ หัวหน้าฝ่าย กำหนดชนิดของงานและกำหนดตัวบุคคลที่ต้องรับเรื่องไปทำแล้ว เมื่อมีการ tracking เรื่องนี้จะพบรายละเอียด วันที่ และเวลา ที่งานต่างๆได้ทำลุล่วงแล้ว ดังนั้นข้อมูลหน้านี้สามารถ ใช้ตอบคำถามได้อย่างง่าย และรวดเร็ว ว่าเรื่องที่ส่งมานั้นดำเนินการไปถึงไหนแล้ว

รูปที่ 4

รูปที่ 4 แสดงเมื่อการ tracking ที่ main workflow จะพบรายละเอียด วันที่ และเวลา ที่เรื่องที่ต้องการ track ดำเนินการไปถึงขั้นตอนไหน

รูปที่ 5

 



รูปที่ 5 แสดงรายละเอียดใน sub workflow ที่ถูกเรียกให้ทำงานโดยอัตโนมัติ ผ่านการกำหนดเลือกและกำหนดใน task form ที่ หัวหน้าฝ่ายเป็นผู้พิจารณางาน ซึ่งมันจะถูกกระตุ้นให้เริ่มทำงานโดยอัตโนมัติทันที นี่คือตัวอย่างแนวคิดที่แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของระบบ workflow โดยแท้จริง จากตัวอย่างสมมุตินี้ operator หรือผู้ที่รับมอบหมายงานก็จะสามารถรับรู้ว่ามีงานที่เขาต้องทำแล้ว ในการใช้งานเราต้องสร้างส่วนเชื่อมโยงข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อให้ operator ได้เห็นเอกสารที่จำเป็นผ่านระบบคอมพิวเตอร์ในรูปแบบต่างๆได้ โดยไม่ต้องใช้เอกสารจริงหรือถ่ายสำเนา นอกจากนี้ก็ควรออกแบบเพื่อให้เอกสารที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดอยู่ในรูปแบบที่ tracking จากเรื่องนี้ได้โดยอาจใช้ site column เป็นตัวผูกเอกสารทั้งหมดเหมือนกับตัวอย่างแรกที่ผม post ครับ ลองกลับไปดูเทคนิคนี้ได้ครับ

 

สรุป กรณีศึกษานี้จะได้เห็นแนวทางหนึ่งในการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี SharePoint และ feature หนึ่งที่ทรงพลังของมันนั่นคือ workflow ผมคิดว่าคงเปลี่ยนมุมมองของท่านผู้อ่านหลายๆคนบ้างไม่มากก็น้อย โดยเฉพาะท่านที่ทำงานในระดับบริหารจัดการองค์กร หรือหน่วยงานต่างๆทั้งภาคเอกชนและภาครัฐบาล จะเห็นประโยชน์ในการนำระบบ workflow และ SharePoint มาเป็นส่วนหนึ่งในองค์กรของท่าน

 

ศยามพล เชื้อแพทย์  MCTS (MOSS 2007)

tomcat_nz@hotmail.com